I. Cơ cấu:
- 1 Trưởng bộ phận
- 1 Phó bộ phận
- 1 Thủ quỹ- thư ký
- Các thành viên- cộng tác viên
II. Cách thức sinh hoạt:
1. Thời gian: 1 giờ
2. Địa điểm: tầng 1 cơ sở B
3. Biểu thời gian:
| 11h30 | Tập trung |
| 11h30-12h30 | Ăn uống + trò chuyện giao lưu |
| 11h45 | Bắt đầu thu phí đi trễ |
| 12h00 | Bắt đầu nội dung cuộc họp |
| 12h30 | Giải tán |
4. Tiêu chí hoạt đng: “Chủ động- chuyên nghiệp– thân thiện”
a. Chủ động:
- Mỗi buổi sinh hoạt, các cá nhân tự biết trách nhiệm, công việc của mình.
- Biết chủ động thể hiện mình.
- “Mỗi buổi họp, không ai được quyền im lặng”
b. Chuyên nghiệp:
- Tác phong làm việc chuyên nghiệp: đi đúng giờ, làm việc đúng hạn.
- Phân công, phân nhiệm rõ ràng.
- Làm việc có quy trình, lề lối.
c. Thân thiện:
- Không khí cởi mở, sôi nổi
- Đoàn kết, thân ái giữa các thành viên
5. Cách thức liên lạc:
- Hộp mail chung: haucan@sangtacsv.com
- Pass: mở cho tất cả thành viên của bộ phận
- Sử dụng:
+ Tất cả công việc, thông tin liên lạc đều được gửi lên haucan@sangtacsv.com
+ Tất cả thông tin thành viên (liên lạc, địa chỉ, email, lịch học, điện thoại,…) được lưu trữ trong danh bạ của hộp mail để các thành viên có thể liên lạc nhau thuận tiện hơn.
+ Tất cả thành viên đều phải có số điện thoại, email của nhau:
trong Y!Messenger của mỗi thành viên điều phải có Group Hậu cần stsv bao gồm các Y!ID của các thành viên để thuận tiện cho việc liên lạc giữa các thành viên.
Trưởng bộ phận và phó bộ phận có trách nhiệm kiểm tra đột xuất việc thực hiện các quy định này.
6. Cách thức họp:
- Đầu mỗi tháng: các thành viên họp thống nhất chỉ tiêu cho bộ phận, thống nhất kế hoạch hoạt động của bộ phận do trưởng và phó bộ phận đề xuất.
- Cuối mỗi tháng: họp rút kinh nghiệm, tuyên dương cá nhân tiêu biểu của bộ phận xếp hạng cá nhân bộ phận. lập chỉ tiêu, kế hoạch cho tháng kế tiếp.
- Các trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm các nội quy ghi nhận tính điểm thi đua.
Lưu ý: tùy theo số lượng thành viên, trưởng/ phó bộ phận sẽ chia thành các group để thực hiện dự án.
a. Tiến trình buổi họp:
- Đầu buổi họp: người chủ trì buổi họp (trưởng hoặc phó) sẽ đưa ra các nhiệm vụ phải thực hiện. Người chủ trì sẽ giải thích vấn đề một cách rõ ràng để đảm bảo tất cả thành viên đều hiểu được vấn đề.
Các thành viên ngồi thành vòng tròn cùng thảo luận về về cách thức thực hiện nhiệm vụ Theo lượt vòng tròn tới lượt mình người đó phải cho ý kiến. ai có ý kiến sẽ cho qua. Lượt đi đến khi nào không còn ai có ý kiến nữa thì kết thúc.
Thư ký sẽ ghi nhận lại tất cả các phát biểu của các bạn.
Khi đưa ra ý kiến, không ai được phép tranh luận mặc cho ý kiến đó là đúng hay sai.
Sau khi kết thúc, tất cả thành viên sẽ bắt đầu phản biện và bảo vệ lần lượt ý kiến mà mình đã đưa ra theo danh sách mà thư ký đã ghi nhận.
+ Ý kiến bị loại: khi người đưa ra ý kiến không có ý kiến bảo vệ luận điểm của mình.
+ Ý kiến chấp nhận: khi được đa số đồng tình
Sau khi đã lọc ra được một danh sách ý kiến được đồng thuận trên cơ sở đó trưởng bp sẽ giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viện, tùy theo tính chất của công việc sẽ chia thành các group nhỏ thực hiện nhiệm vụ được giao.
Thư ký buổi họp: sau mỗi buổi họp phải viết biên bản nội dung buổi họp và gửi lên hộp mail bộ phận. chậm nhất một ngày sau khi buổi họp diễn ra.
b. Nội dung chủ điểm:
- Xây dựng bảng kế hoạch hoạt động thường xuyên cho nhóm như: họp nhóm lớn hàng tháng, dã ngoại,…
- Tổ chức training các kỹ năng, kiến thức cần thiết cho thành viên về mảng tổ chức
- Thực hiện các chương trình của nhóm mà bộ phận hậu cần được giao.
c. Nội dung training:
- Cách bước chuẩn bị 1 chương trình, xây dựng chương trình.
- Kỹ năng tổ chức trò chơi.
- Các kỹ năng cần thiết cho bộ phận hậu cần.
- Cách làm việc nhóm.
TRƯỞNG BP. HẬU CẦN